Olsztyn24 - Gazeta On-Line
Portal Informacyjny Olsztyna i Powiatu Olsztyńskiego

Archiwizacja dokumentów jest wymagana przez przepisy prawa. Zgodnie z ustawą podmioty mają obowiązek przechowywania akt oraz dokumentów przez określony czas. Co trzeba wiedzieć o procesie archiwizowania dokumentów? Na czym polega i jakim przepisom jest podporządkowany?

Archiwizacja dokumentów - jakim przepisom podlega?

Archiwizowanie dokumentów podlega przepisom ustawy o rachunkowości. Mówią one o tym, jakie dokumenty i przez ile lat należy przechowywać. Nieprzestrzeganie wspomnianych przepisów jest karane. To, w jaki sposób przeprowadzane jest porządkowanie dokumentów określa kierownik przedsiębiorstwa lub wyznaczona przez niego osoba.

Archiwizacji podlegają różne dokumenty związane z działalnością przedsiębiorstwa, m.in.:

• dowody księgowe,
• sprawozdania finansowe,
• ewidencja sprzedaży. To, jak długo należy przechowywać dokumenty, określone jest w przepisach. Archiwizacja dokumentów dotyczących przychodów ze sprzedaży powinna być przeprowadzana przez 5 lat. W przypadku rocznych sprawozdań finansowych okres ten także wynosi 5 lat. Dokumenty dotyczące reklamacji należy przechowywać przez rok od zakończenia procesu. Przed zarchiwizowaniem dokumentów należy zapoznać się z przepisami prawa, które regulują wszelkie okresy archiwizacji.

Archiwizacja dokumentacji - co jeszcze trzeba wiedzieć?

Archiwizacja dokumentów powinna przebiegać zgodnie z prawem. Podlega więc także Rozporządzeniu o Ochronie Danych Osobowych. Odpowiednio wykonane porządkowanie dokumentów pozwala na łatwą i skuteczną archiwizację. Spełnia ona także wymagania bezpieczeństwa. Jak to zrobić?

Dokumenty warto przechowywać w odpowiednich miejscach. Do wyboru mamy:

• stalowe konstrukcje, czyli regały na których można umieszczać segregatory bądź pudełka z dokumentami,
• elektroniczne przechowywanie dokumentów.

Druga metoda pozwala na szybkie i proste zarchiwizowanie dokumentów oraz łatwy dostęp do nich. Wyszukiwanie, katalogowanie i segregowanie dokumentów w ten sposób jest wygodne. W przypadku elektronicznego przechowywania dokumentów należy zadbać o kopię zapasową. W razie awarii sprzętu lub oprogramowania można utracić dostęp do ważnej dokumentacji. By do tego nie dopuścić, warto zrobić właśnie kopię zapasową. Powinna ona obejmować wszystkie dokumenty, które należy w danym okresie archiwizować.

Dokumenty należy podzielić ze względu na ich tematykę. W ten sposób łatwiej odnaleźć - szczególnie w przypadku tradycyjnej archiwizacji dokumentów - potrzebne akta. Warto, by jednostka wypracowała system znaczników, który pozwoli na szybkie zidentyfikowanie dokumentów. Akta należy układać alfabetycznie.

Archiwizacja dokumentów - co zrobić, gdy nie jest już potrzebna?

Gdy upłynie okres archiwizacji dokumentów, należy zadbać o zniszczenie ich w skuteczny sposób. W przypadku papierowych dokumentów wystarczy skorzystać z odpowiedniej niszczarki do papieru. Elektroniczne nośniki lepiej powierzyć firmie, która zajmuje się profesjonalnym niszczeniem przechowywanych w ten sposób danych. Zadba ona o usunięcie dokumentów zgodnie z RODO.