Olsztyn24 - Gazeta On-Line
Portal Informacyjny Olsztyna i Powiatu Olsztyńskiego

Według ustawy o czasie pracy kierowcy, należy przechowywać dokumentację, która potwierdza aktywność kierowców zawodowych. Przepisy dotyczące pracy kierowców są dokładnie sprecyzowane, a za ich nieprzestrzeganie grożą poważne kary pieniężne. Warto sprawdzić, jak prawidłowo przechowywać dokumentację związaną z pracą kierowcy i co zrobić, gdy dojdzie do jej utraty.

Czy prowadzenie ewidencji czasu pracy kierowcy to obowiązek?

Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowcy wynika z ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 roku o czasie pracy kierowców (Dz.U. z 2012 r. poz. 1155 z późn. zm.). Pomijając charakter pracy zawodowego kierowcy, każdy zatrudniony pracownik podlega ewidencji pracy, którą narzuca Kodeks Pracy. Jest to naturalny sposób obliczania wynagrodzenia zatrudnionego na podstawie przepracowanych dni i godzin oraz świąt czy dni wolnych od pracy. W jaki sposób więc ewidencja czasu pracy kierowcy powinna być przechowywana?

Jak przechowywać dokumentację potwierdzającą aktywność kierowców?

Pracodawca zatrudniający zawodowych kierowców prowadzi oraz przechowuje dokumentację związaną z ich aktywnością w formie zapisów na wykresówkach, wydruków danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego, plików pobranych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego. Dodatkowo powinien gromadzić inne dokumenty i rejestry potwierdzające czas pracy i rodzaj czynności, które wykonał kierowca. Większość danych zapisuje się obecnie w postaci cyfrowej i też w taki sposób zapewniony jest ich obieg zwłaszcza, gdy przedsiębiorca korzysta z zewnętrznych firm zapewniających wszystkie usługi z zakresu rozliczania czasu pracy kierowców. Taka forma współpracy jest obecnie bardzo popularna. W przypadku kontroli właściciel firmy posiada dostęp do potrzebnych dokumentów, które w każdej chwili może pobrać, wydrukować lub przedstawić online.

Jak długo należy przechowywać dokumentację kierowcy?

Jak wynika z Ustawy o czasie pracy kierowców, zatrudniający zobowiązany jest przechowywać dokumentację przez trzy lata od ustania stosunku pracy. Na wniosek kierowcy ewidencja czasu pracy powinna mu zostać wydana i przedstawiona. Trzy lata obowiązku przechowywania dokumentacji pokrywa się z czasem wynikającym z Kodeksu pracy, według którego pracownik może dochodzić w sądzie swoich roszczeń wynikających ze stosunku pracy.

Co zrobić gdy dojdzie do utraty dokumentacji związanej z pracą kierowcy?

Warto podkreślić, że jeśli dojdzie do utraty dokumentacji np. wykresówek stanowiących czas pracy kierowcy, to ITD może dokonywać ich kontroli tylko przez 12 miesięcy. Większy problem powstaje w momencie, gdy np. po upływie 12 miesięcy wykresówki kontroluje Państwowa Inspekcja Pracy, traktując je jako formę ewidencji czasu pracy, która tak jak wspomnieliśmy powinna być przechowywana przez trzy lata. W takiej sytuacji przedsiębiorca narażony jest na kary pieniężna.

Korzystając jednak z narzędzi wspomagających automatyzację, zmniejszamy ryzyko utraty ważnych dokumentów. Sprawdź więcej na temat dokumentacji zawodowego kierowcy tutaj - „Praca zawodowego kierowcy to nie tylko odpowiedzialność na drodze. Jakie dokumenty powinien posiadać przy sobie kierowca i jak ewidencjonować jego pracę?”